Polisïau a Phrosesau TG

Ar gyfer Microsoft Teams a safleoedd SharePoint sy’n cynnwys dogfennau cyfrinachol iawn, gall yr Uned TG weithredu polisi i ddiogelu’r safle a’r holl ddogfennau Office 365 sydd wedi’u cynnwys oddi mewn iddo.

Bydd y polisi’n cyfyngu aelodau’r Tîm neu SharePoint i aelodau mewnol yn unig ac yn atal dogfennau Office 365 rhag cael eu hagor gan, neu eu rhannu ag unrhyw un o’r tu allan i aelodau’r grŵp Teams neu SharePoint.

Os ydych chi o’r farn fod gennych Dîm neu safle SharePoint yr hoffech ei ddiogelu a gweithredu’r polisi hwn ar ei gyfer, neu os hoffech chi drafod yr opsiynau hyn yn fwy manwl, cysylltwch â ni drwy’r Ddesg Wasanaeth TG a chyflwyno tocyn gyda chais o’r math ‘Office 365 Services’ – ‘Teams’.

Labelu Microsoft Teams a safleoedd SharePoint

Mae modd cysylltu label sensitifrwydd â Thîm Microsoft a/neu’r safle SharePoint sydd tu ôl i’r Tîm ar lefel y safle.

Mae labeli safle wedi’u creu a gellir eu cymhwyso i Dîm neu i Safle SharePoint i gynyddu diogelwch y safle hwnnw a gwella’r sefyllfa o ran Atal Colli Data.

Mae enghreifftiau o Labeli Sensitifrwydd a ddiffiniwyd y gellir eu cymhwyso fel y bo’n briodol yn cynnwys:

Label 1 – Cyfrinachol Iawn (Rhwystro mynediad gan ddyfeisiau nad ydynt yn cael eu rheoli)

• Preifatrwydd – Wedi’i osod ar Breifat, yn gyfyngedig i aelodau cymeradwy o’r sefydliad yn unig.  Unwaith bydd hwn wedi’i osod, mae’n cael ei gloi ac nid oes modd ei newid oni bai bod label y safle’n cael ei ddileu neu ei olygu gan yr Uned TG.
• Mynediad i Ddefnyddwyr Allanol – Wedi’i analluogi.  Ni all perchnogion ychwanegu pobl o’r tu allan i’r sefydliad at y grŵp fel gwesteion.
• Rhannu Allanol – Wedi’i osod ar ‘Bobl yn y sefydliad yn unig’.  Gellir rhannu cynnwys o’i fewn â phobl sydd tu fewn i’r sefydliad yn unig.
• Mynediad Amodol – Wedi’i osod i rwystro mynediad i ddyfeisiau nad ydynt yn cael eu rheoli.  Ni chaiff dyfeisiau nad ydynt yn cael eu rheoli fynediad i’r safle SharePoint (yn cynnwys ffeiliau o fewn Tîm). Dyfeisiau nad ydynt yn cael eu rheoli yw unrhyw ddyfais nad yw wedi’i huno â’r Cyfeiriadur Gweithredol drwy ddull hybrid, neu nad yw’n cael ei rheoli o fewn Intune. Ar hyn o bryd mae hyn yn cynnwys ffonau symudol iOS a ddarparwyd gan PCYDDS. Hefyd mae angen i ddefnyddwyr Chrome ar gyfrifiaduron Bwrdd Gwaith gael yr estyniad Chrome ar gyfer Cyfrifon Windows wedi’i osod er mwyn i’r ddyfais ymddangos fel petai’n cael ei rheoli.

Label 2 – Cyfrinachol Iawn (Angen Dilysu Aml-ffactor)

• Preifatrwydd – Wedi’i osod ar Breifat, yn gyfyngedig i aelodau cymeradwy o’r sefydliad yn unig. Unwaith bydd hwn wedi’i osod, mae’n cael ei gloi ac nid oes modd ei newid oni bai bod label y safle’n cael ei ddileu neu ei olygu gan yr Uned TG.
• Mynediad i Ddefnyddwyr Allanol – Wedi’i analluogi. Ni all perchnogion ychwanegu pobl o’r tu allan i’r sefydliad at y grŵp fel gwesteion.
• Rhannu Allanol – Wedi’i osod ar ‘Bobl yn y sefydliad yn unig’. Gellir rhannu cynnwys o’i fewn â phobl sydd tu fewn i’r sefydliad yn unig.
• Mynediad Amodol – Wedi’i osod i ddefnyddio cyd-destun dilysu cyfredol i ofyn am ddilysu aml-ffactor.  Rhaid bod Dilysu Aml-ffactor wedi’i osod ar gyfer defnyddwyr er mwyn iddynt gael mynediad i ffeiliau’r Tîm neu’r safle SharePoint.

Rhagosod Labeli ar gyfer Ffeiliau Office 365 ar MicrosoftTeams/safle SharePoint

O fewn Microsoft Teams neu safle SharePoint, mae modd rhagosod label sensitifrwydd ar gyfer y llyfrgell ddogfennau lle caiff ffeiliau eu cadw.  Pan fydd y label sensitifrwydd wedi’i gymhwyso, bydd yn cael ei ragosod ar gyfer yr holl ffeiliau Office 365 cyfredol (ar ôl eu golygu), a ffeiliau newydd a grëir.

Bydd y label sensitifrwydd a ragosodir fesul Tîm/safle SharePoint wedi’i ffurfweddu fel a ganlyn, gyda’r canlyniad y bydd yr holl ddogfennau Office 365 yn cael eu labelu’n awtomatig ac ni fydd modd dadgriptio/agor unrhyw ddogfen tu allan i aelodau’r Tîm/safle SharePoint.

• Amgryptio – Caiff ffeiliau eu hamgryptio a chaniatâd ei bennu ar unwaith.  Ni fydd mynediad i ddefnyddwyr byth yn dod i ben a chaniateir mynediad all-lein.  Caiff caniatâd ei bennu ar gyfer aelodau grŵp Office 365 y Tîm/safle SharePoint, lle caiff caniatâd Cyd-berchennog ei osod ar gyfer aelodau.  Ni fydd unrhyw ddefnyddiwr nad yw’n aelod o’r grŵp Office 365 yn gallu dadgriptio/agor y ffeil(iau).
• Marcio Cynnwys – Ychwanegir pennyn at bob ffeil sy’n marcio’r ffeil, er enghraifft, fel ‘Cyfrinachol Iawn – aelodau’r Tîm yn unig’.