Gwasanaethau Digidol » Llyfrgell ac Adnoddau Dysgu (LLR) » Mynediad Agored ac Ymchwil » Rheoli Data Ymchwil » Cynlluniau Rheoli Data

Cynlluniau Rheoli Data

Mae llawer o gyrff cyllido mawr bellach yn gofyn am gynllun rheoli data (CRhD) fel rhan o’r broses ymgeisio am grant. Gweler yr adran Gofynion Cyllidwyr am wybodaeth am gyllidwyr penodol.

Beth yw cynllun rheoli data?

Mae cynllun rheoli data (CRhD) yn ddogfen sy’n amlinellu sut y bydd data’n cael eu rheoli drwy gydol cyfnod cyfan y prosiect ymchwil. Yn gyffredinol, mae cynllun yn ymdrin â phenderfyniadau cychwynnol, sut y bydd data’n cael eu trin yn ystod cyfnod gweithredol yr ymchwil, a chwestiynau tymor hwy o ran cadwraeth a rhannu. Gellir diweddaru’r cynllun a’i ddiwygio wrth i’r prosiect ddatblygu.

Hyd yn oed pan nad yw corff cyllido yn gofyn yn benodol amdano, mae’n werth creu cynllun rheoli data. Mae’r broses gynllunio’n gyfle i feddwl am yr hyn sydd ei angen i ganiatáu i’r prosiect redeg mor hwylus â phosibl. Gall hefyd helpu i ragweld problemau posibl cyn iddynt ddigwydd – sy’n golygu bod modd dod o hyd i atebion mewn da bryd.

Mae llawer o agweddau rheoli data yn ddigon syml os cynllunnir ar eu cyfer o’r dechrau, ond yn llawer anoddach yn ôl-weithredol. Felly yn aml bydd gwneud cynllun yn arbed amser ac yn lleihau straen yn ddiweddarach yn y prosiect.

Gall cynllunio ymlaen llaw esgor ar fanteision penodol pan ddaw’n amser paratoi data i’w rhannu. Er enghraifft, gellir dogfennu’r hyn sydd wedi digwydd i ddata yn gyflym ac yn hawdd os caiff prosesau cofnodi da eu cynnwys yn rhan o’r fethodoleg ymchwil; mae ceisio mynd ai’n ddiweddarach i ddadansoddi’r hyn sydd wedi’i wneud yn debygol o fod yn llawer mwy llafurus.

Mae cael cynllun cadarn hefyd yn golygu eich bod wedi’ch paratoi’n well ar gyfer datblygiadau annisgwyl. Mae meddwl trwy’r holl faterion perthnasol yn golygu eich bod yn llawer llai tebygol o gael eich synnu – a byddwch mewn sefyllfa well i ymateb os yw’r annisgwyl yn codi.

Mae PCYDDS wedi datblygu templed Cynllun Rheoli Data Ymchwil y gellir ei lawrlwytho yma: Cynllun Rheoli Data Ymchwil PCYDDS:

Beth ddylai cynllun rheoli data ei gynnwys?

Os yw eich cyllidwr yn gofyn am gynllun rheoli data, bydd fel arfer yn darparu templed neu set o ganllawiau ynglŷn â’r hyn i’w gynnwys. Mae templedi sy’n seiliedig ar ofynion ystod o gyllidwyr mawr ar gael trwy’r offeryn DMPonline o’r Ganolfan Curadu Digidol. Ceir hefyd dempled generig, sy’n ddelfrydol os ydych yn creu cynllun er eich budd eich hun.

Pa dempled bynnag a ddefnyddir, bydd Cynllun Rheoli Data fel arfer yn cynnwys yr elfennau a restrir isod:

Disgrifiad o ddata a deunyddiau cysylltiedig sy’n cael eu creu – Amlinellwch gynnwys, maint a fformat y data. Bydd hyn yn helpu i lywio gweddill y cynllun: er enghraifft, bydd maint y deunydd yn effeithio ar y math o ddull storio sy’n briodol. Efallai y bydd angen i chi drafod hefyd sut y bydd dogfennaeth, metadata a meddalwedd yn cael eu creu a’u cynnal.
Trin data a chyfrifoldebau allweddol – Rhowch drosolwg o sut y bydd data ymchwil yn cael eu casglu, eu prosesu, eu storio, a’u trin fel arall yn ystod y prosiect ymchwil. Os oes tîm o ymchwilwyr yn cymryd rhan, gellir neilltuo cyfrifoldebau fel y bo’n briodol. Fel arfer y Prif Ymchwilydd (PY) fydd yn dal cyfrifoldeb cyffredinol am reoli data, ond gall ddirprwyo tasgau penodol (e.e. rheoli casglu neu ddogfennu data). Efallai y bydd gan rai prosiectau reolwr data dynodedig, gweithwyr maes, neu aelodau tîm tebyg sy’n benodol i safle. Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Trin a chaffael data.
Diogelwch data – Amlinellwch sut y byddwch yn defnyddio gwasanaethau a seilwaith sefydliadol i sicrhau bod y data’n ddiogel a bod copi’n cael ei gadw wrth gefn. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fo deunyddiau cyfrinachol neu sensitif yn cael eu defnyddio. Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Cadw data gwaith yn ddiogel.
Materion moesegol – Bydd angen i chi ddangos eich bod yn ymwybodol o unrhyw faterion moesegol sy’n codi wrth gasglu a thrin data, a bod gennych gynllun ar waith i ddelio â’r rhain. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys yr angen am gydsyniad gwybodus gan gyfranogwyr ymchwil, dull storio diogel ar gyfer deunydd cyfrinachol, neu olygu data a fydd ar gael i’w hailddefnyddio neu eu gwneud yn ddienw. Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Materion moesegol a chyfreithiol.
Eiddo deallusol a materion cyfreithiol – Os ydych chi’n defnyddio data trydydd parti, rhowch fanylion unrhyw ganiatâd sydd ei angen (a’r broses ar gyfer sicrhau hyn). Ar gyfer prosiectau cydweithredol, efallai y bydd angen i chi egluro perchnogaeth y data ac unrhyw allbynnau eraill sy’n deillio o’r prosiect ymchwil.
Os yw eich prosiect ymchwil yn cynnwys data personol, bydd angen i chi nodi eich cynlluniau ar gyfer sicrhau cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol (gan gynnwys GDPR).

Efallai y bydd angen ymdrin â materion cyfreithiol eraill hefyd, yn dibynnu ar natur y prosiect – er enghraifft, os gallai’r prosiect arwain at gwmni deillio masnachol, neu os oes angen cydweithio â’r sector masnachol.

Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Materion moesegol a chyfreithiol.
Cadwraeth tymor hir – Nodwch yr hyn rydych yn bwriadu ei wneud â data, meddalwedd a metadata wedi i’r prosiect ymchwil ddod i ben. Os bydd data’n cael eu hadneuo mewn archif data neu gadwrfa, nodwch pa un; os na, dylid disgrifio trefniadau cadw amgen. Mae rhai cyllidwyr yn nodi isafswm cyfnod cadw, a/neu gyrchfan y maent yn ei ffafrio ar gyfer data, felly mae’n werth sicrhau eich bod yn ymwybodol o unrhyw ofynion penodol.
Os ydych yn bwriadu dinistrio peth o’ch data ar ôl i’r prosiect gael ei gwblhau, dylid nodi’r rhesymau am hyn yn glir. Os oes angen dileu’n ddiogel, dylid ymdrin â’r broses ar gyfer hyn hefyd.

Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Cadw data ar ôl y prosiect.
Rhannu data a mynediad atynt – Amlinellwch eich cynlluniau ar gyfer rhannu data i’w hailddefnyddio gan ymchwilwyr eraill (neu’n fwy eang). Os bydd rhywfaint o’r data neu’r data i gyd yn anaddas i’w rhannu, neu y gellir eu rhannu dim ond gyda chyfyngiadau, esboniwch y rheswm am hyn. Dylid disgrifio hefyd unrhyw waith prosesu neu baratoi data sydd ei angen (e.e. gwneud data personol yn ddienw).
Fel gyda chadw data, efallai y bydd gan rai cyllidwyr ofynion penodol ynglŷn â gwneud data ar gael i’w hailddefnyddio, felly mae’n werth gwirio eich bod yn gwybod beth yw’r rhain.

Ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran Rhannu data.

A ellir diwygio cynllun rheoli data yn ystod y prosiect?

Yn bendant! Dylid trin Cynllun Rheoli Data (CRhD) fel dogfen ddynamig, sy’n esblygu, i’w diweddaru yn ôl yr angen drwy gydol y prosiect. Felly mae’n arfer da i’r cynllun gwreiddiol gynnwys amserlen ar gyfer adolygu a diwygio yn y dyfodol, ac efallai hyd yn oed ddefnyddio enw ffeil gyda manylion y fersiwn/dyddiad.

Pa gymorth sydd ar gael gyda chynlluniau rheoli data?

Mae DMPonline yn offeryn sydd ar gael am ddim ar y we ar gyfer llunio cynlluniau rheoli data. Mae’n darparu dewis o dempledi (yn cynnwys y rhai sy’n ofynnol gan gyllidwyr mawr y DU) ynghyd ag arweiniad a dolenni i adnoddau defnyddiol. Gellir rhannu cynlluniau gyda chydweithredwyr a’u hallforio mewn amrywiaeth o fformatau.

Mae DMPonline yn cael ei gynnal gan y Ganolfan Curadu Digidol, corff cenedlaethol y mae ei wefan yn darparu cyfoeth o wybodaeth ychwanegol, gan gynnwys manylion gofynion cyllidwyr, Cynlluniau Rheoli Data enghreifftiol, rhestr wirio ddefnyddiol ar gyfer CRhD a chanllaw ar sut i fynd ati i greu un.