chat loading...
Mae’n bwysig cael prosesau da ar waith i gasglu neu greu eich data, ac i weithio gyda’r data yn ystod cyfnod gweithredol eich prosiect. Bydd hyn yn eich galluogi i fanteisio i’r eithaf ar eich data, a bydd hefyd yn cynyddu eu gwerth yn y tymor hwy.
Mae casglu data yn ffurfio sylfaen llawer o brosiectau ymchwil. Mae sicrhau bod y sylfaen hon mor gadarn â phosibl yn rhoi’r cyfle gorau i weddill y prosiect gyflawni ei nodau. Trafodir rhai materion yn ymwneud â mathau penodol o gasglu data yn yr is-adrannau isod, ond mae yna ychydig o egwyddorion allweddol cyffredinol i’w hystyried:
Mae angen cymeradwyaeth foesegol ar gyfer unrhyw weithgarwch ymchwil sy’n cynnwys cyfranogwyr dynol, hyd yn oed os nad oes data personol yn cael eu casglu.
Mae angen i unrhyw ddata personol – hynny yw, data am unigolyn byw adnabyddadwy – gael eu trin mewn ffordd sy’n cydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Os yw data personol yn cael eu casglu’n uniongyrchol gan gyfranogwyr (e.e. drwy arolwg neu gyfweliad), dylid defnyddio hysbysiad preifatrwydd neu daflen wybodaeth cyfranogwyr i roi’r holl wybodaeth berthnasol i gyfranogwyr ynglŷn â’r hyn fydd yn digwydd i’w data. Gellir dod o hyd i dempled taflen wybodaeth cyfranogwyr yn Atodiad 1 Polisi Rheoli Data Ymchwil y Brifysgol.
Rhoddir sylw manylach i’r pwnc hwn yn yr adran Materion moesegol a chyfreithiol ar y wefan hon a cheir rhagor o arweiniad ar dudalennau Uniondeb a Moeseg Ymchwil y Brifysgol.
Mae arolygon a holiaduron yn ddull cyffredin o gasglu data meintiol (ac weithiau ansoddol). Gellir eu cynnal drwy lwyfan ar-lein, trwy ddyfeisiau electronig fel cyfrifiaduron llechen neu drwy ddefnyddio pen a phapur.
Gan fod posibilrwydd uchel y bydd data a gesglir trwy arolwg yn cynnwys data personol, mae’n bwysig bod prosesau priodol yn cael eu rhoi ar waith, ac offer priodol yn cael eu defnyddio.
Gall llwyfannau arolygon ar-lein gynnig ffordd gyflym a chyfleus o greu a chynnal arolwg. Un llwyfan o’r fath sydd ar gael i staff a myfyrwyr y Brifysgol yw Microsoft Forms. Gallwch ddefnyddio Canfyddwr Adnoddau y Ganolfan Digidol neu geisio cyngor gan y Ddesg Wasanaeth TG i gael gwybodaeth ynglŷn â’r meddalwedd arolygon sydd ar gael ei chi trwy PCYDDS, a chysylltu â’ch Cynghorydd Sgiliau Digidol i gael arweiniad a chymorth wrth ddefnyddio offer arolygon ar-lein ar gyfer eich ymchwil.
Os nad oes cysylltiad Rhyngrwyd dibynadwy ar gael, gall fod yn fwy cyfleus cynnal arolwg gan ddefnyddio ap ar ddyfais electronig, fel cyfrifiadur llechen neu ffôn clyfar. Gall hwn fod yn ddarn o feddalwedd annibynnol, neu gall fod yn ap ar-lein sy’n gweithio ochr yn ochr â llwyfan arolygon ar-lein (caiff ymatebion eu storio ar y ddyfais, ac yna eu cysoni â’r llwyfan ar-lein pan fydd mynediad i’r rhyngrwyd ar gael).
Mae angen ystyried y dull o storio a thrin data ar y ddyfais, a hefyd ar ôl i ddata gael eu trosglwyddo i fan arall. Os yw’n bosibl, dylid amgryptio dyfeisiau cludadwy a ddefnyddir i storio data personol; os nad yw hyn yn ymarferol, dylid trosglwyddo data o’r ddyfais i le storio diogel cyn gynted â phosibl, gan ddileu’r copi gwreiddiol, oedd heb ei amgryptio, yn ddiogel.
Mewn rhai achosion, efallai mai’r dull mwyaf priodol o gasglu ymatebion arolwg yw’r dull traddodiadol gan ddefnyddio pen a phapur. Yna gellir digideiddio’r ymatebion, naill ai trwy sganio’r data, neu eu mewnbynnu â llaw i lwyfan arolygon neu gronfa ddata electronig. Yn yr un modd â chasglu data’n electronig, mae angen bod yn ofalus i sicrhau bod y data’n cael eu trin yn briodol wrth eu casglu ac wedi hynny. Er enghraifft, efallai y bydd angen i ffurflenni arolwg sydd wedi’u cwblhau gael eu storio mewn cwpwrdd ffeilio dan glo, ac efallai y bydd angen cytundeb rhannu data os bydd ymchwilwyr o’r tu allan i’r Brifysgol yn casglu neu’n trawsgrifio data.
Mae rhai mathau o waith maes yn codi heriau ychwanegol o ran rheoli data: er enghraifft, gallai diffyg mynediad dibynadwy at drydan neu ddiffyg cysylltiad rhyngrwyd gyfyngu ar yr opsiynau casglu a storio data.
Yn gyffredinol:
Felly, er enghraifft, os yw’r gwaith maes yn cynnwys recordio cyfweliadau, dylid amgryptio’r ddyfais recordio. Os nad yw hyn yn bosibl, dylid trosglwyddo’r recordiadau i storfa wedi’i hamgryptio (a dileu’r fersiynau gwreiddiol sydd heb eu hamgryptio) cyn gynted ag y bo’n ymarferol bosibl.
Os oes cysylltiad rhyngrwyd digon diogel a chadarn ar gael, dylai ymchwilwyr uwchlwytho data i storfa ddiogel yn y cwmwl, er enghraifft Teams, Sharepoint neu OneDrive y Brifysgol, cyn gynted â phosibl. Mae hyn yn lleihau’r risg o golli data o ganlyniad i gyfryngau storio cludadwy yn cael eu difrodi, eu colli neu eu dwyn wrth deithio. Mae hefyd yn bosibl gwneud copïau wrth gefn o ddata copi caled (e.e. ffurflenni cydsynio neu holiaduron ysgrifenedig) trwy dynnu lluniau o’r rhain a’u huwchlwytho i OneDrive. Os oes angen defnyddio cyfryngau cludadwy, dylid amgryptio’r rhain, ac mae’n synhwyrol gwneud copïau lluosog, a’u cadw mewn gwahanol leoedd.
Fodd bynnag, mae rhai gwledydd yn gosod cyfyngiadau ar deithio gyda dyfeisiau wedi’u hamgryptio. Gallai hyn achosi problemau wrth y ddesg dollau ac, mewn achosion eithafol, gall arwain at gymryd dyfeisiau oddi ar bobl neu ddirwyon neu gosbau eraill. Gwiriwch y sefyllfa yn eich cyrchfan cyn gadael y DU, fel y gallwch gynllunio yn unol â hynny. Os gall defnyddio dyfais wedi’i hamgryptio fod yn broblematig, mae uwchlwytho eich data i OneDrive yn opsiwn da: golyga hyn nad oes angen storio data sensitif ar y ddyfais gludadwy, ond bydd yn dal yn bosibl eu cyrchu’n hawdd pan fyddwch yn ôl yn y DU.
Mae angen i ymchwil sy’n rhan o brosiect PCYDDS gydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol y DU fel y GDPR, hyd yn oed os yw’r casglu’n digwydd mewn gwlad arall. Efallai y bydd angen i chi ystyried deddfwriaeth leol hefyd.
Mae’n bwysig nodi mewn amgylchiadau lle nad oes cadwrfa sefydliadol ar gael, dylai’r ymchwilydd gymryd camau i gynnal uniondeb y data, a sicrhau bod mesurau diogelwch priodol yn eu lle i atal mynediad heb awdurdod. Rhaid i’r data ymchwil gael eu trosglwyddo i amgylchedd storio a reolir cyn gynted â phosibl. Mewn achosion o’r fath rhaid dilyn y polisi Diogelu Data.
Mae recordio cyfweliad yn ffordd gyfleus o arbed gorfod cadw nodiadau ac yn caniatáu i chi ganolbwyntio ar ofyn cwestiynau ac ymateb i atebion y cyfwelai. Mae cael trawsgrifiad o’r cyfweliad yn golygu y gallwch chwilio, pori a chyfeirio’n gyflym at y deunydd heb orfod gwrando ar y recordiad cyfan.
Dylech bob amser gael caniatâd penodol gan y cyfranogwyr cyn recordio unrhyw sgyrsiau. Bydd recordiad fideo neu sain yn cynnwys gwybodaeth bersonol adnabyddadwy, hyd yn oed os mai dim ond llais neu wyneb y cyfwelai yw hynny. Fel gyda phob data personol, mae angen i chi wneud yn siŵr bod y recordiad yn ddiogel, er enghraifft trwy amgryptio’r ffeil neu ei chadw ar ddyfais storio ddiogel, wedi’i hamgryptio (gweler yr adran Cadw data gwaith yn ddiogel). Nid oes modd amgryptio llawer o ddyfeisiau recordio, fel recordwyr llais digidol neu dictaffonau, na storio’r recordiadau mewn ffurf wedi’i hamgryptio. Os nad oes offer arall ar gael, gallwch liniaru’r risg trwy ddileu’r data recordio cyn gynted ag y bo modd (ar ôl eu copïo i’ch dyfais storio wedi’i hamgryptio) a chloi’r ddyfais a’i chyfryngau storio pan nad yw’n cael ei defnyddio.
Opsiwn arall yw recordio gan ddefnyddio Microsoft Stream, sy’n uwchlwytho’r recordiad yn uniongyrchol i wasanaeth Office365 diogel y Brifysgol. Mae Microsoft Stream hefyd yn rhoi mynediad i chi i’r nodwedd trawsgrifio, y gallwch ei defnyddio i drawsgrifio deunydd yn awtomatig heb unrhyw gost.
Ar gyfer cyfweliadau fideo o bell, Microsoft Teams yw’r llwyfan a argymhellir gan y Brifysgol. Nid oes angen cyfrif Microsoft ar gyfranogwyr: mae’n bosibl anfon dolen atynt i gyfarfod Teams fydd yn caniatáu iddynt fynychu fel gwestai, naill ai gan ddefnyddio porwr neu ap Teams (sydd ar gael am ddim i’w lawrlwytho). Gall trefnwyr neu gyd-drefnwyr recordio cyfarfodydd Teams gyda chaniatâd priodol y cyfranogwyr.
Mae’n arfer da gwirio a oes unrhyw setiau data sy’n bodoli eisoes ar gael i chi sy’n berthnasol i’ch ymchwil. Dylid gwneud hyn cyn gynted â phosibl: yn ddelfrydol yn ystod camau cynllunio eich prosiect. Mae rhai cyllidwyr ymchwil yn gofyn i chi nodi’r camau a gymerwyd i ganfod setiau data perthnasol yn eich cynllun rheoli data.
Efallai y byddwch yn darganfod bod y data sydd eu hangen arnoch wedi’u casglu eisoes gan brosiect cynharach, a’ch bod yn gallu eu hailddefnyddio, gan leihau dyblygu ymdrech. Neu efallai y byddwch yn gallu adeiladu ar set ddata sy’n bodoli eisoes, neu gyfuno un â’ch data eich hun, i ehangu cwmpas eich prosiect. Gall hefyd fod o gymorth i weld y dull a ddefnyddiwyd gan ymchwilwyr eraill: gallai hyn roi arwydd o’r dulliau casglu a phrosesu, strwythur data, neu safonau metadata mwyaf priodol.
Mae storfeydd data ymchwil yn aml yn rhoi mynediad agored i ddata ymchwil sy’n bodoli eisoes. Mae nifer o wasanaethau cyfeiriadurol ar gael i’ch helpu i ddod o hyd i gadwrfeydd data sy’n berthnasol i’ch ymchwil.
Mae data agored y llywodraeth hefyd ar gael ar-lein:
Gwiriwch gyhoeddiadau diweddar yn eich maes: mae nifer o gyllidwyr mawr bellach yn gofyn am gynnwys gwybodaeth yn y canlyniadau cyhoeddedig ynglŷn â sut i gael mynediad at y data sylfaenol.
Yn yr un modd â’r data y byddwch yn eu casglu neu’u cynhyrchu eich hun, efallai y bydd cyfyngiadau moesegol neu gyfreithiol y mae angen eu parchu – er enghraifft, bydd angen trin data personol yn unol â’r GDPR. Os yw data wedi’u gwneud yn ddienw, nid yw’n dderbyniol yn gyffredinol i geisio ailenwi’r testunau data.
Wrth gyfuno setiau data lluosog, byddwch yn effro i unrhyw wahaniaethau yn y modd y cyflwynir data a allai arwain at gamddealltwriaeth. Er enghraifft, cymerwch eich bod yn ymdrin â dwy set ddata sy’n cofnodi pellter: gydag un yn talgrynnu i’r cilometr agosaf, a’r llall yn rhoi’r union nifer o fetrau. Os byddwch chi’n trosi’r set gyntaf o fesuriadau i fetrau, ac yna’n cyfuno’r ddwy set ddata, mae risg y byddwch yn rhoi’r argraff fod y data o’r set ddata gyntaf yn fwy manwl gywir nag ydynt mewn gwirionedd. Gall anodiadau neu ddogfennaeth helpu i osgoi dryswch mewn achosion o’r fath.
Yn yr un modd, os ydych yn trin, yn glanhau neu’n prosesu set ddata mewn ffordd arall i’w gwneud yn addas at eich dibenion chi, mae’n bwysig cadw cofnodion gofalus o’r hyn sydd wedi’i wneud, a’i gwneud yn glir bod eich dadansoddiad yn seiliedig ar eich fersiwn wedi’i phrosesu yn hytrach na’r gwreiddiol.
Hyd yn oed os yw data ar gael yn gyhoeddus, mae’n dal i fod yn arfer academaidd da i sicrhau eu bod yn cael eu cyfeirnodi’n gywir – yn union fel y byddech yn cyfeirnodi llyfr neu erthygl rydych yn ei defnyddio fel ffynhonnell, hyd yn oed os yw bellach allan o hawlfraint. Ceir rhagor o wybodaeth am gyfeirnodi yn ein tiwtorialau Sgiliau Gwybodaeth. Mae’r Llyfrgell ac Adnoddau Dysgu hefyd yn cynnig amrywiaeth o offer cyfeirnodi, fel Cite Them Right a RefWorks.
Os ydych yn gweithio gyda data nad ydych yn rheoli’r hawliau iddynt, gallai hyn effeithio ar a fyddwch yn gallu gwneud y data ar gael ar ddiwedd eich prosiect. Gweler yr adran Dewis a pharatoi data i’w rhannu ar y dudalen Rhannu data am ragor o wybodaeth am ddata trydydd pari.
Cyn dechrau dadansoddi eich data, byddwch am sicrhau eu bod yn y cyflwr gorau posibl. Efallai y bydd angen glanhau neu fformatio data i’w gwneud mor syml â phosibl i weithio gyda nhw, ac i leihau’r risg o ddod i gasgliadau gwallus. Gan ddibynnu ar y math o ddata, gallai hyn olygu:
Mae rhai mathau o ddata’n cyflwyno heriau arbennig. Er enghraifft, wrth drawsgrifio cofnodion hanesyddol, gall sillafiadau amrywiol fod yn agwedd bwysig ar y data gwreiddiol, ond gall fersiwn wedi’i safoni fod o gymorth wrth chwilio. Mewn achosion o’r fath, efallai y byddai’n briodol creu copi o’r set ddata sy’n cynnwys y fersiynau gwreiddiol a’r rhai wedi’u safoni.
Os oes angen cyfuno setiau lluosog o ddata (er enghraifft, oherwydd bod nifer o bobl wedi bod wrthi’n casglu data) gwiriwch y rhain am gysondeb cyn eu huno.
Ar gyfer set ddata fach, gall fod yn ymarferol glanhau a fformatio data â llaw, ond ar gyfer rhai mwy, mae’n debygol y bydd angen rhywfaint o awtomeiddio. Mae pecynnau meddalwedd a ddefnyddir i ddadansoddi data yn aml yn cynnwys offer sy’n helpu i lanhau data. Gellir defnyddio ieithoedd rhaglennu fel R a Python at y diben hwn hefyd.
Cyn belled ag y bo’n ymarferol, gwnewch yn siŵr bod modd dadwneud unrhyw gamau a gymerwch. Cadwch gopïau o’r ffeiliau data crai cyn glanhau neu ailfformatio, fel ei bod yn bosibl bob amser mynd yn ôl i weld y gwreiddiol os oes angen, a chadwch gofnod o’r hyn sydd wedi’i wneud i’r data.
Os yw eich data’n cynnwys dynodyddion personol, ystyriwch a ddylid rhoi’r data dan ffugenw. Mae rhoi dan ffugenw yn golygu rhoi dynodyddion artiffisial (fel rhifau adnabod) yn lle dynodyddion personol (fel enwau neu gyfeiriadau e-bost). Gellir cadw fersiwn o’r data sy’n cynnwys y dynodyddion personol, gan ganiatáu ailenwi’r testunau data os oes angen, ond gwneir y dadansoddi o ddydd i ddydd gan ddefnyddio’r fersiwn dan ffug enw. Gellir defnyddio’r dechneg hon i gyfyngu ar y nifer o bobl sydd â mynediad i’r set ddata lawn, ac mae hefyd yn lleihau’r risg o ddatgelu gwybodaeth bersonol yn ddamweiniol.
Dylid ystyried dulliau o drefnu neu strwythuro data yn gynnar yn y prosiect. Mae hwn yn faes cymhleth, a bydd yr ateb priodol yn dibynnu ar y math o ddata rydych chi’n gweithio gyda nhw, a’r hyn rydych chi eisiau ei wneud â nhw.
Mae’n werth cymryd peth amser i archwilio i’r amrywiol offer a dulliau sydd ar gael, i sicrhau eich bod yn defnyddio’r hyn sydd fwyaf addas i’ch data. Er enghraifft:
Gellir arbed llawer o amser trwy gael strwythur ffeiliau y gellir ei ddefnyddio’n reddfol ac sy’n ei gwneud yn hawdd dod o hyd i ffeiliau. Os yw nifer o bobl yn defnyddio’r un set o ffeiliau, efallai y byddai’n werth cofnodi’r strwythur y cytunwyd arno, fel bod pawb yn gwybod ble i gadw ffeiliau newydd a dod o hyd i rai sy’n bodoli eisoes.
Wrth grwpio ffeiliau yn ffolderi hierarchaidd, y peth gorau fel arfer yw anelu at gydbwysedd rhwng ehangder a dyfnder – fel na fydd unrhyw gategori’n mynd yn rhy fawr, ond hefyd fel nad oes rhaid i chi glicio drwy is-ffolderi dirifedi er mwyn dod o hyd i ffeil.
Mae’n arfer da adolygu strwythurau ffeiliau’n rheolaidd, i wirio a ydynt yn dal i fodloni anghenion y prosiect. Bob hyn a hyn, efallai y byddai o gymorth symud ffeiliau hŷn, nad ydynt yn cael eu defnyddio bellach ar gyfer gwaith, i ffolder o’r enw ‘Archif’ (neu beth bynnag sy’n briodol); mae hyn yn helpu i gadw’r amgylchedd gwaith yn fwy taclus tra’n dal i ganiatáu adfer ffeiliau hŷn yn hawdd pan fo angen.
Os yw’n ymddangos bod ffeiliau’n perthyn mewn sawl man o fewn strwythur ffolderi, gellir defnyddio llwybrau byr i ganiatáu mynediad i’r un ffeil o fwy nag un lle. (Efallai y bydd aelodau unigol o’r tîm hefyd eisiau defnyddio llwybrau byr i greu ffolder bersonol o ffeiliau y maent yn gweithio arnynt ar hyn o bryd.)
Mae Windows a Mac bellach yn caniatáu ychwanegu tagiau i ffeiliau, sy’n darparu dull arall o drefnu, ac sy’n caniatáu i ffeiliau cysylltiedig o bob rhan o’r strwythur ffolderi gael eu labelu ac yna eu hailenwi’n gyflym.
Os oes angen i chi rannu casgliad o ffeiliau neu os ydych yn creu copi i’w adneuo mewn archif data, gellir cadw’r strwythur ffeiliau a ffolderi drwy greu ffolder sip.
Wrth ddefnyddio systemau storio ffeiliau modern fel OneDrive gyda chyfleuster chwilio cyflym, mae’n haws anghofio enwi ffeiliau mewn ffordd resymegol. Fodd bynnag, mae’n werth ei wneud o hyd: efallai y byddwch am rannu ffeiliau, neu eu symud i lwyfan gwahanol.
Mae’r enw ffeil neu ffolder delfrydol yn eithaf cryno, ond yn rhoi gwybodaeth: mae’n gwneud bywyd yn haws os gallwch ddweud beth sydd mewn eitem heb orfod ei hagor.
Bydd bod yn gyson yn eich arferion enwi hefyd yn ei gwneud yn haws adnabod yr eitem sydd ei hangen arnoch. O fewn grŵp ymchwil, efallai y byddwch chi eisiau cytuno ar arferion enwi ffeiliau a ffolderi yn gynnar yn y prosiect. Cofnodwch eich penderfyniadau, a storio copi o’r ddogfen yn rhywle sy’n hygyrch i holl aelodau’r tîm.
Fel arfer mae systemau gweithredu’n trefnu ffeiliau yn nhrefn yr wyddor, felly mae’n gallu bod yn ddefnyddiol meddwl pa elfen sy’n dod ar ddechrau enw’r ffeil. Ydy’n fwy defnyddiol trefnu’r eitemau yn ôl dyddiad, awdur, neu bwnc, er enghraifft? Os ydych chi’n cynnwys dyddiad, ystyriwch ddefnyddio nodiant safonol rhyngwladol (BBBB-MM-DD), i gynorthwyo trefnu’n hawdd yn gronolegol. I orfodi trefn benodol ar set o ffeiliau neu ffolderi, gallwch ychwanegu rhif at ddechrau’r enw.
Efallai y byddwch hefyd am ystyried cael set safonol o eiriau allweddol neu labeli sydd wedi’u cynnwys mewn enwau ffeiliau. Er enghraifft, a yw’r ffeil yn cynnwys data crai neu wedi’u prosesu? A yw’n fersiwn ddrafft neu fersiwn derfynol? A fyddai rhif fersiwn o gymorth i olrhain y copi mwyaf diweddar? Os yw aelod penodol o’r tîm wedi gweithio ar ffeil, a fyddai o gymorth nodi hyn drwy gynnwys ei flaenlythrennau, fel bod pobl yn gwybod pwy i’w holi amdani?
Mae Canllawiau enwi ffeiliau ar gael gan dîm Rheoli Cofnodion PCYDDS.
Mae Gwasanaeth Data’r DU yn darparu rhagor o arweiniad ar drefnu ffeiliau.
Wrth gynllunio eich prosiect neu ysgrifennu cynllun rheoli data, dylech ystyried y fformat gorau ar gyfer storio’r data gwaith. Efallai y bydd y feddalwedd rydych chi’n ei defnyddio yn cyfyngu ar y dewis: efallai na fydd rhai o nodweddion pecynnau meddalwedd ar gael oni bai eich bod yn defnyddio fformat brodorol y cymhwysiad. Er enghraifft, mae Microsoft Word ar gyfer y we dim ond yn cefnogi golygu cydweithredol byw wrth ddefnyddio’r fformat.docx.
Mewn cyferbyniad, dylai fformatau ffeiliau ar gyfer rhannu eich data fod yn rhai sydd heb fod yn berchnogol os yn bosibl, gan ganiatáu i’r ystod ehangaf o feddalwedd agor a gweithio gyda’r data sydd wedi’u storio o fewn y ffeil. Er enghraifft gellir agor ffeil gwerthoedd wedi’u gwahanu gan goma (.csv) gan ystod lawer ehangach o feddalwedd na fformat perchnogol Excel, .xlsx. Os ydych yn cydweithio ag ymchwilwyr eraill, dylech gytuno ar fformat data cyffredin gyda nhw os yn bosibl. Gall defnyddio fformat nad yw’n berchnogol helpu hefyd i sicrhau bod modd defnyddio’r data cyhyd â phosibl, gan nad ydych yn ddibynnol ar argaeledd parhaus darn penodol o feddalwedd (neu hyd yn oed fersiwn benodol o’r feddalwedd).
Mae Gwasanaeth Data’r DU yn darparu canllaw i fformatau ffeiliau a argymhellir ar gyfer cadw data: Fformatau a argymhellir — Gwasanaeth Data’r DU
Dogfennaeth yn syml yw’r wybodaeth gyd-destunol sydd ei hangen i gynorthwyo dehongli data’n gywir. Gellir ei hystyried yn ganllaw defnyddiwr i set ddata.
Mae dogfennaeth dda’n ei gwneud yn bosibl deall, gwirio ac ail-ddefnyddio deunydd. Er bod hyn yn arbennig o bwysig os yw data’n mynd i gael eu rhannu, mae hefyd yn aml yn werthfawr i’r crëwr data, yn enwedig os oes peth amser wedi mynd heibio ers casglu’r data gyntaf.
Data am ddata yw metadata. Defnyddir y term weithiau’n gyfnewidiol am ‘ddogfennaeth’, ond yn aml fe’i defnyddir i gyfeirio at gasgliad mwy strwythuredig o fanylion am set ddata, sy’n cydymffurfio â safonau penodol (sgema metadata), ac a allai fod wedi’u cynllunio i fod yn ddarllenadwy i beiriannau. Mae cofnodion catalog ar gyfer setiau data a gedwir mewn archif data yn enghreifftiau o’r math hwn o fetadata.
Mae’n arfer da dogfennu data wrth iddynt gael eu casglu ac wrth weithio arnynt. Yn gyffredinol, mae hyn llawer yn haws (ac yn gynt yn y tymor hir) na cheisio ei wneud yn ôl-weithredol, ar ddiwedd prosiect. Dylid nodi gweithdrefnau dogfennu yng nghynllun rheoli data prosiect.
Gellir darparu dogfennaeth ar gyfer set ddata gyfan, neu ar gyfer agweddau penodol ohoni. Yn gyffredinol dylai gynnwys:
Mae Gwasanaeth Data y DU yn darparu trosolwg ardderchog o’r pwnc hwn.
Mae ystod eang o sgemâu metadata yn bodoli ar gyfer data o wahanol ddisgyblaethau: nod y rhain yw ffurfioli’r wybodaeth sydd ei hangen i sicrhau bod modd ailddefnyddio math penodol o ddata cymaint â phosibl. Mae’r Ganolfan Curadu Digidol wedi casglu gwybodaeth am hyn ar eu tudalen am fetadata disgyblaethau, ac mae FAIRsharing hefyd yn cynnig catalog helaeth o safonau data a metadata.
Mae cyflenwi metadata priodol yn rhan bwysig o wneud data yn ganfyddadwy, yn hygyrch, yn rhyngweithredol ac yn ailddefnyddiadwy neu FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable).
Rheoli fersiynau yw’r broses o olrhain gwahanol fersiynau o ffeil wrth iddi fynd trwy’r broses o gael ei diwygio. Mae dau brif ddiben i hyn:
Mae sawl ffordd o wneud hyn, a’r peth pwysig yw dewis dull sy’n briodol ar gyfer y math o ddata rydych yn gweithio gyda nhw.
Os yw eich data’n gymharol syml, gall fod yn ddigon ychwanegu rhif fersiwn i enw’r ffeil pan fydd fersiwn newydd o’r set ddata’n cael ei chreu. Arfer cyffredin yw defnyddio rhifau cyfan ar gyfer diwygiadau mawr, a degolion ar gyfer mân ddiwygiadau: felly mae’n bosibl y gelwir fersiwn wreiddiol ffeil yn ‘Ffeil v1’, copi arall a gedwir ar ôl gwneud mân olygiadau yn ‘Ffeil v1.1’, a fersiwn wedi’i diwygio’n sylweddol yn ‘Ffeil v2’. Gellir defnyddio tanlinell neu gysylltnod yn lle’r pwynt degol os dymunir.
Ar gyfer prosiectau mwy cymhleth – yn enwedig rhai sydd â nifer o gydweithredwyr – efallai y byddai’n ddoeth defnyddio system sydd â’r gallu i reoli ffeiliau wedi’i ymgorffori ynddi. Mae OneDrive yn cynnig gallu sylfaenol i reoli fersiynau; mae gan Sharepoint nodweddion awtomataidd mwy soffistigedig, y gellir eu cyfuno â nodwedd allgofnodi / mewngofnodi sy’n sicrhau bod golygiadau’n cael eu gwneud mewn ffordd reoledig (heb y risg bod un defnyddiwr yn disodli newidiadau rhywun arall yn ddamweiniol), gan ddilyn llif gwaith ffurfiol, os oes angen.