chat loading...
Mae eich data ymchwil yn werthfawr. Felly mae’n werth neilltuo peth amser i feddwl am yr hyn y gallech ei gadw ar ddiwedd eich prosiect, a sut y byddwch yn gwneud hyn. Dylai cynllunio ar gyfer cadw data ddechrau mor gynnar â phosibl, fel y gellir cymryd y camau priodol.
Y rheswm pennaf dros gadw data yw eu bod yn adnodd pwysig ynddynt eu hun – ac yn adnodd na ddylid rhoi’r gorau iddo wedi i brosiect ddod i ben. Mae ymchwilwyr yn buddsoddi amser ac ymdrech sylweddol yn casglu, coladu, glanhau a strwythuro data, ac mae’n briodol bod hyn yn cael ei gydnabod.Y rheswm pennaf dros gadw data yw eu bod yn adnodd pwysig ynddynt eu hun – ac yn adnodd na ddylid rhoi’r gorau iddo wedi i brosiect ddod i ben. Mae ymchwilwyr yn buddsoddi amser ac ymdrech sylweddol yn casglu, coladu, glanhau a strwythuro data, ac mae’n briodol bod hyn yn cael ei gydnabod.
Mae creu set ddata gynrychioliadol sydd wedi’i dogfennu’n dda yn rhan o arfer ymchwil da, gan ddarparu sylfaen ar gyfer dadansoddi a defnydd parhaus. Trwy gadw data, mae modd i’r casgliadau y daethpwyd iddynt yn ystod prosiect ymchwil (a welir mewn erthyglau cyfnodolion, llyfrau, traethodau ymchwil, cyflwyniadau cynhadledd, ac allbynnau eraill) gael eu cefnogi neu eu dilysu, ac mae’n helpu i allu atgynhyrchu ymchwil.
Mae’n anghyffredin iawn i werth llawn set ddata gael ei archwilio yn ystod un prosiect. Mae curadu gweithredol yn trawsnewid data sy’n cael eu storio i’w defnyddio yn y tymor byr yn ddata a gedwir sydd â dyfodol iddynt: mae’n sicrhau y bydd ymchwilwyr yn parhau i allu cael mynediad atynt a’u defnyddio ymhell ar ôl i brosiect ddod i ben. Mae cadw data yn caniatáu i’r crewyr gwreiddiol neu eraill fanteisio ymhellach ar eu potensial yn y dyfodol.
Lle bo’n briodol, mae ehangu mynediad at ddata yn rhoi cyfle i ymchwilwyr gynyddu gwelededd ac effaith eu gwaith. Os gellir cyfeirnodi setiau data, bydd hyn yn helpu crewyr y setiau data i gael clod priodol am eu gwaith.
Rhoddir sylw manylach i ddarparu data i’w hailddefnyddio yn yr adran Rhannu data.
Ceir gofynion rheoleiddiol ynghylch cadw rhai mathau o ddata (er enghraifft, gwybodaeth am gleifion o rai astudiaethau meddygol) am isafswm cyfnod ar ôl i’r ymchwil ddod i ben. Mae cyrff cyllido, prifysgolion, a sefydliadau eraill hefyd yn cydnabod gwerth cadw data, ac o ganlyniad mae’n bosibl y bydd ganddynt bolisïau yn ymwneud â’r maes hwn.
Mae nifer o gyrff cyllido bellach yn mynnu bod data’n cael eu cadw am gyfnod penodol (yn aml rhwng tair a deng mlynedd) ar ôl diwedd y prosiect, a’u bod yn cael eu darparu i’w hailddefnyddio lle bo hyn yn briodol. Efallai y bydd rhai cyllidwyr yn gofyn i chi hefyd ddefnyddio cadwrfa benodol i storio eich data. Gallwch gael gwybod am bolisïau gwahanol gyllidwyr yn yr adran Gofynion cyllidwyr.
Mae angen rhoi ystyriaeth gynnar hefyd i gostau cadw data, fel y gellir cynnwys y rhain yn y cais cyllido. Er enghraifft, efallai y bydd angen cyllido ar gyfer amser ac ymdrech ychwanegol i baratoi data i’w cadw, ac mae rhai archifau data yn codi ffi am adneuo.
Bydd y rhan fwyaf o gyrff cyllido yn talu costau rhesymol, cyn belled â bod y rhain yn cael eu hysgwyddo yn ystod oes y grant. Gallwch wirio gyda’ch cyllidwr pa gefnogaeth sydd ar gael.
Fel arfer, crëwr set ddata sydd yn y sefyllfa orau i benderfynu beth sydd angen eu cadw. Bydd hyn yn seiliedig ar gyfuniad o:
Os yw prosiect yn cael ei ariannu ar y cyd, mae’n bosibl y bydd angen bodloni sawl set o ddisgwyliadau.
Yr isafswm absoliwt fydd cadw’r data sy’n sail i’r canlyniadau neu’r casgliadau a gyflwynir yn allbynnau ymchwil eraill y prosiect. Fodd bynnag, bydd llawer o brosiectau’n cynhyrchu data ychwanegol sydd hefyd yn werth eu cadw.
Dylai dewis data ar gyfer cadwraeth hirdymor fod yn seiliedig ar:
Wrth ystyried y potensial ar gyfer ailddefnyddio, mae’n werth meddwl y tu allan i derfynau’r ymchwil gwreiddiol. Gallai peth data fod o ddiddordeb i ymchwilwyr mewn disgyblaethau eraill, neu i aelodau’r cyhoedd, neu gallai fod o ddefnydd at ddibenion addysgol neu hyfforddi.
Mae’r broses o guradu data ar gyfer eu cadw yn cynnwys nifer o faterion allweddol: sicrhau bod modd defnyddio’r data cyhyd â phosibl, bodloni gofynion rheoleiddio, a hwyluso ailddefnydd priodol. Ymdrinnir â’r olaf o’r rhain yn llawnach yn yr adran Rhannu data.
Gall data barhau i fod yn ddefnyddiol dim ond os yw’n bosibl yn gyntaf i gael mynediad atynt, ac yna i’w dehongli’n briodol. Mae hyn yn gofyn am ddewisiadau technegol o ran fformatau ffeiliau, a dogfennaeth dda sy’n rhoi disgrifiad clir o’r data.
Er mwyn sicrhau bod data’n parhau i fod yn ddealladwy ac i leihau’r risg o gamddealltwriaeth, mae’n bwysig bod popeth yn cael ei labelu a’i ddogfennu’n dda. Efallai y ceir mynediad at set ddata sydd wedi’i chadw flynyddoedd lawer ar ôl ei chreu, pan fydd atgofion o sut y cafodd ei datblygu neu’i rhoi at ei gilydd wedi pylu; gall dogfennaeth fod yn amhrisiadwy bryd hynny fel canllaw i ddefnyddwyr ac i ddarparu cyd-destun.
Dylai dogfennaeth geisio ymdrin â:
Mae o gymorth defnyddio enwau ffeiliau sy’n rhoi gwybodaeth, a strwythuro data mewn ffordd sy’n ei gwneud mor hawdd â phosibl eu harchwilio.
Weithiau efallai y bydd angen i setiau data gael eu tacluso neu eu golygu mewn ffordd arall yn rhan o’r broses o greu set ddata i’w chadw. Fodd bynnag, mae fel arfer yn gynt ac yn haws dogfennu data wrth fynd ymlaen, yn hytrach na cheisio llenwi’r holl fylchau ar ddiwedd y prosiect. Yn aml gellir gwneud defnydd newydd o ddogfennaeth a ysgrifennwyd yn ystod prosiect i ddisgrifio methodoleg, cynnydd prosiect, ac agweddau eraill ar weithgarwch ymchwil.
Fel egwyddor gyffredinol, mae’n dda cadw cymaint o ddata â phosibl. Fodd bynnag, ceir sefyllfaoedd lle nad oes modd cadw’r holl ddata. Gallai hyn fod am resymau ymarferol (er enghraifft, oherwydd bod maint y data mor fawr fel nad yw’n ymarferol eu storio i gyd), neu oherwydd bod y data’n cynnwys gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol y mae angen ei dileu ar ôl adeg benodol. Mae’r prif ystyriaethau’n cynnwys:
Er enghraifft, mae’r GDPR yn nodi na ddylid cadw data personol am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol. Felly gall ymchwilwyr weithiau ddewis dileu dynodyddion personol o set ddata ar ddiwedd y prosiect, fel y gellir cadw fersiwn dienw o’r data. Dylid nodi, fodd bynnag, nad yw dileu dynodyddion amlwg (enwau, cyfeiriadau e-bost, ac ati) yn ddigon efallai i wneud set ddata yn gwbl ddienw: gallai fod yn bosibl o hyd i adnabod rhywun trwy gyfuno darnau eraill o wybodaeth (cod post a chyflwr meddygol prin, er enghraifft). Yn ogystal, mae rhai mathau o ddata, fel recordiadau fideo, yn anodd iawn i’w gwneud yn ddienw i raddau digonol. Bydd angen i grewyr data ystyried beth gellir ei gyflawni’n realistig heb leihau gwerth y set ddata yn sylweddol, ac yna cynllunio strategaeth gadw addas yng ngoleuni hyn.
Mae angen i’r cwestiynau ynghylch pa ddata ddylid eu cadw a pha rai y dylid eu rhannu gyda’r bwriad o’u hailddefnyddio gael eu hystyried ar wahân. Gall data y mae angen eu cadw ond nad ydynt yn addas i’w rhannu gael eu storio mewn archif diogel. Mewn rhai achosion, gall fod yn briodol cael sawl fersiwn o set ddata: er enghraifft, un dienw y gellir ei rhannu’n agored, ac un sy’n dal gwybodaeth fwy personol y mae mynediad ati wedi’i chyfyngu. Rhoddir sylw manylach i ddarparu data i’w hailddefnyddio gan eraill yn yr adran Rhannu data.
Un o’r ffyrdd gorau o gadw data ymchwil yn y tymor hir yw adneuo copi mewn archif data arbenigol, y cyfeirir ato hefyd fel cadwrfa ddata. Mae archif data yn lle i ddal deunyddiau ymchwil digidol (data) yn ddiogel, ynghyd â dogfennaeth sy’n helpu i esbonio beth ydynt a sut i’w defnyddio (meta-data). Mae cymhwyso polisïau archifo cyson, technegau cadw, ac offer darganfod yn cynyddu ymhellach argaeledd a defnyddioldeb hirdymor y data.
Mae archif data wedi’i fwriadu ar gyfer fersiynau sefydlog (wedi’u cwblhau) o’r data: nid yw’n weithle ymchwil, nac yn lle ar gyfer storio data y mae gwaith yn cael ei wneud arnynt o hyd. Golyga hyn bod data’n cael eu hadneuo amlaf tua diwedd prosiect ymchwil.
Mae archifau data wedi’u cynllunio i storio data mewn amgylchedd a guradir yn weithredol am gyfnod sylweddol, ac i ledaenu manylion y data hynny. Felly maent yn cynnig manteision sylweddol dros geisio cynnal set ddata i’w chadw ar yriannau personol neu adrannol: yn benodol, maent yn rhyddhau’r ymchwilydd unigol o’r cyfrifoldeb o sicrhau bod y data’n parhau i fod ar gael, ac yn hytrach yn caniatáu i gorff sy’n arbenigo mewn curadu data i ymdrin â hyn.
Ar gyfer data sy’n addas i’w hailddefnyddio, dyma hefyd yw un o’r ffyrdd gorau o sicrhau bod data’n cael eu darparu ar gyfer cynulleidfa mor eang â phosibl. Mae cyllidwyr yn aml yn annog neu’n gorchymyn defnyddio archifau data, fel y mae cyhoeddwyr cyfnodolion yn ei wneud, gan eu bod yn caniatáu dilyn dolen o gyhoeddiadau i ddata.
Mae polisi PCYDDS yn ei gwneud yn ofynnol i ymchwilwyr adneuo eu data ymchwil mewn archif data ymchwil pynciol addas lle bo ar gael, ac eithrio mewn amgylchiadau a fyddai’n torri Hawliau Eiddo Deallusol, ystyriaethau masnachol, moesegol, cyfrinachedd, neu rwymedigaethau eraill, gan gynnwys GDPR y DU. Chwiliwch gofrestrRe3data o gadwrfeydd data ymchwil, neu’r catalog sydd ar gael yn FAIRsharing i ddod o hyd i archif sy’n gysylltiedig â’ch disgyblaeth chi.
Os nad oes archif addas ar gael, gallwch archifo data yng nghadwrfa’r Brifysgol.
Dylid adneuo’r data ar ôl cwblhau’r ymchwil, neu ar ôl i’r canlyniadau gael eu cyhoeddi, pa un bynnag fydd yn digwydd gyntaf.
Ategir data ymchwil a gynigir i gadwrfa gan Gynllun Rheoli Data. Dylai’r cynllun nodi mesurau a gymerwyd i gydymffurfio â GDPR y DU a’r Ddeddf Diogelu Data (2018) ac enw person cyswllt sy’n gyfrifol am unrhyw ymholiadau ynghylch y data a adneuir.
Os yw allbynnau prosiect ymchwil yn cynnwys gwefan, gall fod yn briodol weithiau cadw copi o’r data yno. Fodd bynnag, er y gallai hyn fod yn ffordd effeithiol o rannu’r data gyda’r cyhoedd yn ehangach, nid yw’n ddoeth dibynnu ar hyn fel yr unig ddull o gadw data ar gyfer y tymor hir. Mae cynnal gwefan wedi i brosiect ddod i ben yn cyflwyno nifer o heriau ac mae’n anodd rhagweld am ba hyd y bydd gwefan prosiect yn parhau’n ddichonadwy. Os yw’n bosibl, dylid felly rhoi copi ychwanegol o’r data mewn archif data.
O’i gymharu â chadw mewn archif, bydd storio yn y cwmwl neu storio lleol yn golygu y bydd yn rhaid i chi gymryd llawer mwy o gyfrifoldeb am y gwaith cadw a churadu er mwyn sicrhau bod y cynnwys yn parhau’n hygyrch dros amser. Bydd eich data hefyd yn llawer llai darganfyddadwy, ac mae’n annhebygol y bydd Dynodydd Gwrthrych Digidol (DOI) yn cael ei neilltuo. Felly argymhellir yn gryf bod ymchwilwyr yn ystyried adneuo copi o’u data mewn archif data.
Er bod rhai amgylchiadau lle mae angen dileu data, ni ddylid tybio byth mai hwn yw’r opsiwn diofyn: dylid dileu data dim ond os oes rhesymau arbennig dros wneud hynny.
Os oes angen dileu data, mae’n hanfodol ei fod yn cael ei wneud yn iawn gydag ystyriaeth benodol i gyfrinachedd a diogelwch. Nid yw arferion dileu cyffredin (er enghraifft, symud ffeiliau i’r Bin Ailgylchu ac yna’i wagio) yn ddigonol. Dylid dilyn Polisi Rheoli Cofnodion PCYDDS yn hyn o beth.
Rhaid cymryd gofal i sicrhau bod pob copi o’r set ddata berthnasol (gan gynnwys unrhyw gopïau wrth gefn) wedi’u nodi a’u trin fel y bo’n briodol. Gallai fod o gymorth i ddogfennu’r camau a gymerir, rhag ofn y bydd unrhyw ymholiadau yn y dyfodol.
Arweiniad pellach:
Os ydych yn gadael PCYDDS, eich cyfrifoldeb chi yw gwneud trefniadau gyda’ch Athrofa neu wasanaeth proffesiynol ynghylch ble bydd eich data’n cael eu storio, a phwy fydd yn cael mynediad atynt ar ôl i chi adael y Brifysgol. Efallai y bydd gofyn i chi adael copi o’r data yng ngofal y Brifysgol am gyfnod priodol, i sicrhau cydymffurfiaeth gyfreithiol neu reoleiddiol arall, neu i fodloni unrhyw ofynion gan gyllidwyr neu ofynion contractiol eraill.