chat loading...
Rydyn ni i gyd yn creu gwybodaeth drwy ein gweithgareddau gwaith. Dylai’r wybodaeth hon (neu ‘gofnodion’) gael ei rheoli’n effeithlon, o’i chreadigaeth a’r defnydd ohoni hyd at ei gwaredu, mewn arfer o’r enw rheoli cofnodion.
Mae arferion cadw gwybodaeth a grëir gan y Brifysgol yn ddarostyngedig i ganllawiau cyfreithiol ac arfer gorau amrywiol (yn cynnwys Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth). Er mwyn cydymffurfio â’r gofynion hyn, mae tîm Rheoli Cofnodion y Brifysgol wedi creu cofrestr cadw cofnodion. Mae’r gofrestr yn amlinellu pa gofnodion y mae angen i chi eu cadw, pa mor hir y mae angen i chi eu cadw, a beth y dylech ei wneud â nhw ar ddiwedd eu cyfnod cadw.
Mae’r gofrestr cadw cofnodion yn berthnasol i gofnodion ar unrhyw fformat (yn cynnwys papur ac electronig). Fodd bynnag, gan ein bod ni wrthi’n ceisio mynd i’r afael â’r swm mawr o gofnodion papur “etifeddol” ar ein campysau yn Llambed, Caerfyrddin ac Abertawe, rydym yn canolbwyntio’n arbennig ar gofnodion nad ydynt yn electronig. Sylwch: rhestrir cofnodion yn ôl swyddogaeth fusnes a gweithgarwch busnes yn hytrach nag yn ôl adran.
Mae’n bwysig cadw cofnod o ba gofnodion sy’n cael eu dinistrio. Mae angen i hyn gynnwys disgrifiad o’r cofnodion, y dyddiadau maent yn eu cwmpasu, y rheswm dros eu dinistrio a phryd y casglwyd y cofnodion er mwyn eu dinistrio. Ynghlwm, mae ffurflen gwaredu cofnodion y gellir ei defnyddio i gofnodi’r manylion hyn. Rhaid cadw’r ffurflenni hyn am 25 mlynedd ar ôl gwaredu’r cofnodion. Os hoffech gymorth wrth lenwi’r ffurflen neu os hoffech anfon copi atom, e-bostiwch records@uwtsd.ac.uk.
Gallwn gynnig sesiwn hyfforddi gyffredinol i gyflwyno staff i reoli cofnodion. Ei bwriad yw rhoi trosolwg byr i staff o sut i reoli cofnodion papur a digidol yn briodol. Mae’r hyfforddiant yn awr o hyd ac mae’n briodol ar gyfer pob aelod o staff beth bynnag yw eu gradd neu eu hadran. Gellir cynnal sesiynau hyfforddi ar-lein neu yn y cnawd yn dibynnu ar argaeledd staff ac adnoddau. Anfonwch e-bost at records@uwtsd.ac.uk os oes gennych unrhyw gwestiynau neu os hoffech drefnu sesiwn ar gyfer eich tîm.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am weithredu’r gofrestr cadw cofnodion neu unrhyw agweddau eraill ar reoli cofnodion, cysylltwch â’r tîm Rheoli Cofnodion ar records@uwtsd.ac.uk.